Eine E-Mail bearbeiten
Vorgehensweise
1. Wählen Sie das Formular aus, den Sie vor dem Versenden bearbeiten möchten.
Weitere Informationen zum Abrufen von Formularen finden Sie unter Formular zu Aufträgen hinzufügen.
2. Klicken Sie im Aktivitätsmenü auf E-Mail bearbeiten. Das Dialogfeld Umfangreiche E-Mails wird angezeigt.
3. Die E-Mail-Adressen der Empfänger werden in das Feld To übernommen. Sie können bei Bedarf zusätzliche Empfänger zu der E-Mail hinzufügen.
4. Bei Bedarf können Sie zusätzliche E-Mail-Adressen in den Feldern CC-E-Mail-Adresse und BCC-E-Mail-Adresse eingeben.
5. Wenn Sie ein Formular als E-Mail-Anhang senden möchten, wählen Sie im Feld E-Mail-Anhang, die Einstellung Ja aus.
Beachten Sie, dass die Formulare in den Formaten .doc, .docx und .rtf immer als Anhang gesendet werden.
6. Sie können zusätzliche Dokumente als Anhänge in den Feldern Anhang - Dokument 1, Anhang - Dokument 2 und Anhang - Dokument 3 bereitstellen.
7. Geben Sie im Feld Inhalt den Text ein, der im E-Mail-Text angezeigt wird.
◦ Für die im HTML-Format gespeicherten Formulare wird der HTML-Text im Feld „Inhalt“ angezeigt. Wird Ja im Feld Als E-Mail-Anhang senden ausgewählt, wird das gesamte Feld „Inhalt“ einschließlich aller weiteren Änderungen am Inhalt als Anhang gesendet und im erstellten Auftragsdokument gespeichert. Der E-Mail-Text ist leer.
◦ Bei Formularen in den Formaten .doc, .docx und .rtf erscheint der eingegebene Text im E-Mail-Text. Er erscheint nicht im Anhang oder im erstellten Auftragsdokument.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die E-Mail zu senden.
◦ Wenn die Option Dateikopie speichern in den Formulardetails auf Ja gesetzt ist und wenn ein Formular per E-Mail versendet und Anhänge hinzugefügt werden, werden diese Anlagen gepackt und zusammen mit den Auftragsdokumenten gespeichert.
◦ Die Anhänge, die Sie beim Bearbeiten einer E-Mail hinzufügen, werden nur mit der aktuellen E-Mail mitgeschickt. Sie werden nicht an nachfolgende E-Mail-Nachrichten angehängt.
◦ Weitere Informationen zum Hinzufügen von Standardanhängen finden Sie unter Formularvorlage erstellen.
Alle Aktivitäten auf Formulare (mit Ausnahme der Aktivität Vorschau) erstellen Auftragsdokumente. Wenn Dateikopie speichern auf dem Formular auf Ja gesetzt ist, wird zudem ein physisches Dokument im Ordner Dateiablagen erstellt.